Op de huisartsenpraktijken van Arts en Zorg is Lean een belangrijk onderwerp. Maar hoe start je nu met Lean? Ine: ‘Als we op een praktijk starten met Lean, gaan we eerst in gesprek met de praktijkmanager. Dan volgt een (her)introductiecursus door een van de Lean managers waarin wordt verteld wat Lean wel is maar ook wat Lean niet is. Vaak wordt bij Lean alleen gedacht aan voorraadbeheer, maar het is meer dan dat. Omdat draagvlak belangrijk is, willen we dat zoveel mogelijk collega’s van het team bij de introductie aanwezig zijn. Want als iedereen vanaf het begin goed op de hoogte is, kunnen we stappen maken.’
Lean coach
Als Lean is geïntroduceerd op de praktijk, worden Lean coaches aangesteld. Per praktijk zijn er minimaal twee Lean coaches nodig. Zo kunnen de coaches elkaar ondersteunen en kunnen ze met elkaar sparren. ‘Als Lean coach ondersteun je het team, maar je bent gezamenlijk verantwoordelijk. Het is voor een coach dus belangrijk dat je over processen heen kunt kijken en dat je ook echt die coachende rol kunt pakken. Ook is het belangrijk dat je durft aan te geven wanneer iets moet veranderen Collega’s die Lean coach willen worden, krijgen een intensieve training van drie dagdelen. En daarna kunnen ze altijd bij de Lean managers terecht met vragen en is er nauwe samenwerking met de praktijkmanager, de coördinator kwaliteit en de VIM-commissie binnen de praktijk. Soms ondersteunen wij ze ook op de praktijk om ze op weg te helpen’, vertelt Ine.
Door verspillingen uit je proces te halen, ga je fijner werken en krijg je een lagere werkdruk
5S werkplekmanagement
Voorraadbeheer is een van de onderdelen van het 5S werkplekmanagement waar praktijken mee aan de slag gaan. Er wordt gekeken naar hoe efficiënter kan worden gewerkt en of mogelijke verspillingen kunnen worden tegengegaan. Ine: ‘Door verspillingen uit je proces te halen, ga je fijner werken en krijg je een lagere werkdruk. Zo zetten we bijvoorbeeld een systeem in dat signaleert wanneer nieuwe voorraad nodig is. Het is natuurlijk vervelend dat wanneer je een patiënt behandelt een collega binnen loopt omdat op de eigen plek iets niet meer op voorraad ligt. Door dit systeem kunnen we dit voorkomen.’
‘Door goede afspraken te maken over hoe je werkt en dit vast te leggen in een standaard, krijg je altijd dezelfde uitkomst en kwaliteit. Hierdoor verminder je ruis en verhoog je de kwaliteit. Dit doen we voor de patiënt, maar natuurlijk ook voor onze teams. Daarnaast is het ook makkelijker om een nieuwe collega in te werken omdat alles goed beschreven staat’, vertelt Ine.
Verdorie-momentjes
Ine: ‘Als je tijdens je werkdag ergens tegenaan loopt, we noemen dat binnen Lean management een verdorie-momentje, schrijf je het op en stop je dat in een bakje. Zo’n moment kan een verbetermoment zijn. Samen met het team wordt gekeken welke punten worden opgepakt en welke de meeste prioriteit heeft. Er kan bijvoorbeeld een werkafspraak uit komen of het maken van een verbeterplan. Het is een manier om mogelijke frustratie gelijk op te schrijven en daar ook echt iets mee te doen. Lean is namelijk continu blijven verbeteren’.
Een ander voorbeeld is een analyse van het vijf over vijf gevoel. Ine legt uit, ‘De Lean coach vraagt aan iedere collega om twee weken lang aan het einde van de werkdag op te schrijven of het werk wel of niet klaar is of dat het werk nooit klaar is. Als veel collega’s aangeven dat zij overwerken, dan is er iets niet goed in het werkproces. Er kan dan samen worden gekeken of dit bijvoorbeeld ligt aan de bezetting, de manier van werken of dat er andere dingen zijn. Er wordt een analyse gemaakt en gekeken naar een passende oplossing.’
De zichtbare verbeteringen in de praktijk zorgen voor enthousiasme in het team waardoor ze steeds verder met LEAN aan de slag gaan
Blijven ondersteunen
Er zijn nu twee Lean managers en op alle praktijken van Arts en Zorg zijn Lean coaches aanwezig. Ine: ‘We richten ons nu vooral op PDCA-cyclus. Hoe staat het met 5S, zijn er dingen weggezakt en is er wellicht opfriscursus nodig? Daarnaast blijven we de coaches ondersteunen. Zijn er grote processen die moeten worden aangepakt? Dan helpen wij daarbij. Daarnaast kunnen de coaches zelf ook kijken naar VIM-meldingen of daar verbeterpunten uit komen die kunnen worden opgepakt. Vanuit de teams merk je ook dat er dankbaarheid is, ze zien de effecten van Lean. Doordat ze een proces hebben verbeterd, loopt het ook lekkerder. Door efficiënter te werken houden ze meer tijd over voor de patiënt. De zichtbare verbeteringen in de praktijk zorgen voor enthousiasme in het team waardoor ze steeds verder met Lean aan de slag gaan. Daarbij is het belangrijk dat er ook aandacht is voor de successen, dat blijft motiveren. Je ziet waar je het voor doet’.
De grootste voordelen van Lean in de praktijken? ‘Overzichtelijkheid en tijdwinst, waardoor de werkdruk verlaagt en de kwaliteit en het werkplezier verhoogt. En je hoopt dat medewerkers langer blijven werken op een praktijk die goed georganiseerd is’, vertelt Ine.